- Het maken en bijhouden van een projectplanning is van groot belang.
- Met Excel of projectmanagementsoftware bewaar je het overzicht en weet je precies wat jou en je collega’s de komende periode te doen staat.
- Maar welke van de twee programma’s kies je? In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van beide opties en noemen we enkele aanraders.
Om de juiste doelstellingen te halen, is het maken en bijhouden van een projectplanning van groot belang.
Met een planning die voor jou werkt, kan je eenvoudig het overzicht bewaren – ook wanneer je je met meerdere projecten tegelijk bezighoudt. Zo weet je wat je de komende periode te doen staat en wat de belangrijkste stappen zijn.
Over het algemeen zijn er twee goede opties voor het maken en bijhouden van een projectplanning: in Excel of met projectmanagementsoftware. Wil je weten welke het beste bij jou past? Hieronder gaan we daar verder op in.
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement is het bijhouden van het verloop van projecten binnen een bedrijf. Het gaat om de taken die afgerond moeten worden, maar ook welke werknemers er bij betrokken zijn.
Het maken van een overzichtelijke projectplanning is een complexe taak, waarbij men snel het overzicht kan verliezen. Daarom is het kiezen van de juiste tool van cruciaal belang.
Wanneer is Excel de juiste keus?
Het gebruiken van Excel is prima als het project redelijk klein en overzichtelijk is. Je kunt makkelijk een overzicht van taken en verantwoordelijkheden maken. Wel is belangrijk dat het Excel-document voor iedereen in het team beschikbaar is, en dat deze ook duidelijk is voor externe partijen.
Hoewel projectmanagementsoftware normaal gesproken al niet veel kost, wil je natuurlijk het liefst zo veel mogelijk besparen. Dat lukt het best met een gratis versie van Excel.
Voordelen van Excel
Excel heeft als voordelen dat het goedkoop en eenvoudig is. Er staan online veel verschillende voorbeelden van planningen in Excel, dus je hoeft niet alles zelf op te zetten.
Daarnaast heeft elke laptop wel een gratis versie van Excel, of een soortgelijk programma. Zo niet, kan je bijvoorbeeld ook een online versie gebruiken met Google Sheets.
Nadelen van Excel
Excel is minder geschikt voor grote projecten. Hoe groter het project, hoe meer tijd je kwijt zal zijn aan het bijhouden van de planning. Je kunt Excel namelijk niet koppelen aan andere programma’s, zoals je e-mail. In het handmatig invoeren van informatie gaat enige tijd zitten.
Daarnaast heb je veel kennis nodig om je Excel-sheets naar eigen smaak in te richten. En als je vastloopt, kan het lastig worden: Excel heeft namelijk geen hulplijn. Je zult dus altijd zelf moeten uitzoeken hoe je dingen moet oplossen.
Wanneer kies je voor projectmanagementsoftware?
Wanneer het aantal projecten – en de grootte van deze projecten – groeit, neemt ook de hoeveelheid informatie toe. Wil je liever niet te veel tijd kwijt zijn aan het bijhouden van projecten in Excel, dan is het een goed idee om voor projectmanagementsoftware te kiezen. Door de automatisering in deze programma’s bespaar je veel tijd.
Voordelen van projectmanagementsoftware
Het grootste voordeel is hoeveel tijd je wint. Omdat veel geautomatiseerd is, worden je kansen op invoerfouten ook verkleind. Daarnaast kun je gebruik maken van standaard templates en kan je je projectmanagementtool ook koppelen aan andere software die je gebruikt, zoals je mailsysteem en agenda. Makkelijker kun je het jezelf bijna niet maken.
Een ander groot voordeel is dat deze software vaak in de cloud zit, wat betekent dat het systeem online beschikbaar is en dat gegevens daar ook worden opgeslagen. Dat maakt de software toegankelijker voor meerdere mensen.
Ook kun je in de software berichten voor je collega’s achterlaten en hele gesprekken voeren over bepaalde delen van het project. Dat zorgt voor overzicht en geeft je altijd een directe kijk in wat er op dat moment aan de hand is.
De projectmanagement software die wij je aanraden
Nadeel projectmanagementsoftware
In tegenstelling tot Excel, is projectmanagementsoftware niet gratis. Je betaalt maandelijks voor de clouddienst die je gebruikt. Maar je kunt het wel iedere maand opzeggen als je merkt dat het niet bij jou, je team of je project past.
Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.